INSECON Newsletter Guide Teil 3

Strategische Grundlagen Ihres Newsletters

Sobald Sie die generelle Ausrichtung Ihres Newsletters festgelegt haben und einen geeigneten Versanddienstleister oder eine geeignete Versandlösung gefunden haben, können Sie mit der Strategieplanung beginnen.

Die folgende Übersicht soll Ihnen als und Planungshilfe dienen. Selbstverständlich steht Ihnen gerne auch unser INSECON Newsletter-Team zur Seite.

1. Versandformat wählen
   Grundsätzlich stehen 2 Formate zur Newsletterdarstellung zur Verfügung. Das einfachere der beiden ist das reine Textformat (Plaintext). Es lässt sich in jedem eMail-Programm problemlos darstellen, bietet aber nur eingeschränkte Gestaltungsmöglichkeiten.
   
   Mehr Aufmerksamkeit erzielt das HTML-Format durch vielfältige Layout-möglichkeiten, vor allem durch die Einbindung von Bildern. Die Programmierung ist jedoch unbedingt Fachleuten zu überlassen, da es sonst zu gravierenden Darstellungsproblemen in unterschiedlichen Mailprogrammen kommen kann.
   
   Professionelle Systeme versenden im sogenannten Multipart-Format. Hierbei wird eine Kombination aus Text und HTML versendet und das eMail-Programm des Empfängers ist ausschlaggebend für die jeweils angezeigte Version.
   
   
2. Wahl des Absendernamens und der Absenderadresse
   Der Absendernamen sollte immer unmittelbar auf Ihr Unternehmen schließen lassen. Auch sollten Absendernamen und Absenderadresse beibehalten werden und nicht wechseln.
   
   Die Absenderadresse (eMail-Adresse im Von-Feld) sollte zudem eine tatsächlich existierende Adresse sein. Wählen Sie eine fiktive Adresse, können Ihnen Ihre Empfänger keine Antworten schicken und Filter klassifizieren Ihren Newsletter ggf. als SPAM.
   
   
3. Formulierung der Betreffzeile
   Eine gute Betreffzeile ist der Dooropener zu Ihrem Newsletter. Sie entscheidet, ob er gelöscht oder direkt geöffnet wird. Die optimale Länge liegt bei ca. 40 Zeichen, versuchen Sie daher nicht einen ganzen Satz unterzubringen, sondern kurz und prägnant zum Punkt zu kommen.
   
   Sie sollten eine gewisse Dringlichkeit zum Ausdruck bringen und den direkten Nutzen erkennen lassen.
   
   Viele Unternehmen neigen dazu, lediglich Ihren Firmennamen in Verbindung mit dem Wort "Newsletter" als ausreichend zu werten, dies funktioniert in der Regel jedoch nur dann, wenn der Newsletter bereits seit längerem bekannt ist und der Empfänger automatisch von interessantem Inhalt ausgehen kann.
   
   
4. Breite des Newsletters
   Die Breite eines HTML Newsletters sollte zwischen 600 und maximal 650 Pixel liegen. Bei Text Newslettern können Sie eine Breite zwischen 65 und maximal 75 Zeichen ansetzen.
   
   
5. Länge des Newsletters
   Über dieses Thema streiten sich selbst Experten. Grundsätzlich ist zu sagen, dass jeder Leser nur eine bedingte Aufnahmefähigkeit hat und auch die Zweckmäßigkeit der insgesamt angebotenen Informationen im Auge behalten werden muss.
   
   Testen Sie die optimale Länge daher am besten an Versuchspersonen aus. Diese können unternehmensinterne oder bestenfalls sogar externe Probanden sein.
   
   Sollte Ihr Newsletter als zu lang empfunden werden, weichen Sie lieber auf häufigeren Versand (z.B. alle 2 Wochen statt einmal monatlich) oder auf Landingpages mit weiterführendem Content aus.
   
   
6. Gliederung des Newsletters
   Unabhängig von der Länge sollte Ihr Newsletter immer eine klare Gliederung aufweisen. Diese wird im Idealfall auch in jeder Ausgabe beibehalten.
   
   Es wird unterschieden in Header, Body und Footer.
   Im Header - Kopfbereich - befindet sich in der Regel das Logo und das Editorial.
   
   Anschließend kommt der Body - Inhaltsbereich - , der die Einleitung, das Inhaltsverzeichnis und die einzelnen Artikel umfasst.
   
   Am Ende des Newsletters schließt der Footer - Fußteil - mit einem Impressum und Links zur Infrastruktur des Newsletters ab.
   
   
7. Informationsumfang des Newsletters
   Es ist erfreulich, wenn Sie viele Informationen für Ihren Leser haben, jedoch sollten Sie diese Informationsflut gut portionieren.
   
   Die besten Informationen laufen ins Leere, wenn sie den Empfänger überfordern. Hingegen sollten Sie bei mangelnden Inhalten nicht versuchen, aus einer Mücke einen Elefanten zu machen, nur um Zeitintervalle einzuhalten. Gibt es einmal weniger oder nichts zu sagen, dann ist es besser auf eine Ausgabe zu verzichten, als leere Hüllen an die Empfänger zu versenden.
   
   
8. Nutzung von Landingpages
   Wenn Ihnen mehr Inhalte zur Verfügung stehen, als in einem Newsletter Platz finden, dann ist es sinnvoll über den Einsatz von sogenannten Landingpages nachzudenken. Nach einem kurzen Teasertext sind diese per Link als Webseite aufzurufen. Diese Seiten können Sie frei zugängig halten, oder ggf. auch als kostenpflichtigen weiterführenden Content mit einem Login-Schutz versehen.
   
   Newsletter die sich solcher Landingpages bedienen, sind in der Regel leichter zu überblicken und angenehmer für den Empfänger zu lesen. Auch haben Sie durch den Aufruf der Landingpages eine exakte Kontrolle darüber, welche Texte Ihre Empfänger tatsächlich interessieren und zum Weiterlesen animieren.
   
   
9. Überwachung Inhalte / Texte / Landingpages
   Die Redaktion eines Newsletters ist harte Arbeit. Texte und Bilder müssen erstellt und kombiniert werden und oft liest man ein und denselben Text viele Male. Kein Wunder, dass sich mit der Zeit eine gewisse Blindheit einstellt - besonders dann, wenn man den Text sogar ursprünglich selbst geschrieben hat. Es ist daher immer sinnvoll, eine zweite Person Korrektur lesen zu lassen. Lassen Sie hierbei auch überprüfen, ob sich der Inhalt jedem - nicht nur dem Autor - direkt erschließt.

• Welches Versandformat soll zum Einsatz kommen (TXT / HTML / Multipart)?
• Welcher Absendername und welche Absenderadresse sollen genutzt werden?
• Wie möchten Sie die Betreffzeile formulieren (Firmenname vs. freier Text)?
• Wie breit soll der Newsletter maximal werden?
• Wie lang soll der Newsletter maximal werden?
• Wie möchten Sie den Newsletter inhaltlich gliedern?
• Welchen Informationsumfang soll der Newsletter haben?
• Sollen Landingpages zur Auslagerung von Content verwendet werden?
• Wer soll die Inhalte des Newsletters überwachen / Redaktion?

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