INSECON Newsletter Guide Teil 2

Auswahl eines geeigneten Newsletter-Versandsystems

Wenn Sie mit der Planung der Ausrichtung Ihres Newsletters abgeschlossen haben, steht im nächsten Schritt die Auswahl eines geeigneten Versandsystems an.

Schon erste Recherchen im Internet machen deutlich, dass die Bandbreite des Angebotes von fertigen günstigen Standardlösungen bis hin zu hoch komplexer Technik reicht.

Grundsätzlich sollten Sie bedenken, dass ein Newsletter ein starker Imageträger Ihres Unternehmens ist und daher genauso sorgfältig umgesetzt werden sollte, wie beispielsweise Ihr Internetauftritt.

Wägen Sie daher im Zusammenspiel von Zielrichtung, Budget und vorhandenem internen KnowHow ab, welche Grundlagen Ihnen ein System unbedingt bieten sollte.
Die nachfolgenden Ausführungen sind Ihnen bei der Entscheidung behilflich.

1. Möchten Sie eine Softwarelösung kaufen oder mieten?
   Softwarelösungen die Sie kaufen und auf eigenen Servern installieren können, sind in der Regel gute Basisprogramme, die Sie jedoch meist nicht weiterentwickeln oder anpassen können. Der Support der Anbieter beschränkt sich meist auf die Funktionalität des Programms.
   
   Open-Source Systeme eigen sich immer dann, wenn Sie eigene technische Ressourcen im Haus haben, die ein solches Programm für Sie anpassen und erweitern können.
   
   Für Unternehmen ohne firmeninternes KnowHow in Sachen eMail-Versand eignen sich am besten sogenannte ASP Lösungen. ASP Dienstleister (Application Service Provider) stellen Ihnen den Zugang zu ihren eMail-Systemen über Internet zur Verfügung - d.h. sie sind von jedem Internet-Rechner Ihres Unternehmens aus erreichbar. Für die Wartung und Weiterentwicklung ist der Anbieter zuständig, d.h. Sie benötigen hierfür keine eignen IT-Fachkräfte. Die meisten ASP Dienstleister bieten Ihnen zudem auch Services rund um rechtliche Anforderungen, Programmierung, Gestaltung und Optimierung an - ein weiterer bedeutender Vorteil dieser Variante.
   
   
2. Ist das System intuitiv bedienbar?
   Ob gekaufte Software oder ASP-Zugang, die Benutzeroberfläche Ihres eMail-Systems sollte sich auch ungeübten Anwendern schnell und komfortabel erschließen. Professionelle Anbieter ermöglichen Ihnen bereits vor dem Kauf einen Demo-Zugang, Online-Führungen oder auch Mitarbeiterschulungen.
   
   
3. Wie wird die Datensicherheit gewährleistet?
   Datenschutz fängt bereits bei den An- und Abmeldeseiten zu Ihrem Newsletter an. Diese müssen derart gesichert sein, dass Unbefugte über sie keinen Zugriff auf Adressdaten erhalten. Zusätzlich müssen auch Sie aktiv die Daten Ihrer Empfänger schützen, indem Sie z.B. Unsubscribes (Abmeldungen) direkt verarbeiten (die meisten Systeme machen dies automatisch) und Beschwerden ernst nehmen und beantworten. Gute Systeme bieten auch sogenannte interne Blacklist, auf die Sie Adressen setzen können, die unter keinen Umständen weitere eMails erhalten sollen.
   
   
4. Kann das Versandtempo gedrosselt werden?
   Geschwindigkeit ist längst kein Hauptkriterium mehr für die Auswahl einer Versandlösung - im Gegenteil. SPAM wird beispielsweise mit sehr hoher Geschwindigkeit an Tausende Empfänger versendet. Hierauf reagieren viele eMail-Provider mit Blockaden. Wenn Sie daher vermeiden möchten, irrtümlich als Spammer klassifiziert zu werden, muss die Versandgeschwindigkeit reguliert werden. Oft führen zu große Mengen an versandten eMails auch zu Folgeproblemen, beispielsweise bei Shopsystemen oder Umfrageportalen, die dann unter der Last des plötzlichen großen Besucherstroms zusammenbrechen.
   
   
5. Kann das Format frei gewählt werden?
   Sie sollten bei der Auswahl Ihres Versandsystems darauf achten, dass Ihnen verschiedene Formate zur Verfügung stehen. In der Regel besteht die Wahl zwischen Text, HTML und Multipart (= Text und HTML in Kombination). Zudem ist es wünschenswert, auch Anhänge mitsenden zu können.
   
   
6. Kann die Botschaft personalisiert werden?
   Neben der Personalisierung der Anrede sollten auch weitere Bestandteile Ihrer eMail individualisiert werden können, z.B. Gutscheincodes, Kundennummern und Adressdaten.
   
   
7. Kann der Content individualisiert werden?
   Professionelle Systeme (z.B. der INSECON mailcompiler) ermöglichen auch die Individualisierung des Contents. Textbausteine, Bilder, Angebote und vieles mehr werden über Datenbankvariablen flexibel für den jeweiligen Empfänger kombiniert. Jeder Leser erhält somit nur die Informationen, die auch tatsächlich für ihn interessant sind.
   
   
8. Wird Ihnen eine umfassende Kampagnenauswertung angeboten?
   Während Basislösungen meist nur Öffnungen und Klicks reporten, gehen professionelle Systeme einen Schritt weiter. Wohin ging z.B. der erste Klick in Ihrem Newsletter, wie ist das Verhältnis von Unique Klicks zu Total Klicks?
   
   Auch die Empfängerstatistik sollte sich nicht einfach nur auf An- und Abmeldungen beschränken. Wie setzt sich z.B. Ihr Verteiler im Bezug auf Provider und Domains zusammen? Sinnvoll sind auch sogenannte Compare-Funktionen, wenn Sie Kampagnen nicht losgelöst voneinander sondern im direkten Vergleich auswerten möchten.
   
   Der INSECON mailcompiler bietet Ihnen Auswertungen für Abonnenten und Mailings, die weit über die herkömmlichen Standardreports hinaus reichen.
   
   
9. Werden Backups erstellt?
   Egal ob Sie einen Dienstleister beauftragen, oder selbst eine Software bedienen, es sollte immer gewährleistet sein, dass regelmäßige Backups erstellt werden um Datenverluste unter allen Umständen zu vermeiden oder möglichst gering zu halten.

• Softwarekauf vs. Open-Source vs. ASP-Lösung
• System muss intuitiv bedienbar sein
• Datensicherheit muss gewährleistet sein
• Versandgeschwindigkeit muss optimal regulierbar sein
• Format muss frei wählbar sein
• Botschaft muss personalisierbar sein
• Inhalt muss individualisierbar sein
• Kampagnenauswertung muss umfassende Statistiken liefern
• Backups müssen automatisch und regelmäßig erstellt werden

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