Insecon : Externalisation informatique

L'externalisation informatique sous la loupe - pour, contre et beaucoup ent

L'externalisation informatique sous la loupe - pour, contre et beaucoup entre les deux

Selon Ordi-senior.fr les entreprises peuvent employer des collaborateurs externes pour les aider dans différents projets ou services quotidiens. Cette stratégie est souvent appelée "outsourcing".

Tous les types d'entreprises peuvent profiter des avantages de l'externalisation, et pas seulement les grands groupes mondiaux. Bien qu'il puisse s'agir d'une étape importante pour la croissance d'une entreprise, il existe également des inconvénients qui doivent être pris en compte et atténués.

Depuis début 2021, Atera, fournisseur d'une plateforme basée sur le cloud pour la surveillance et la gestion à distance (RMM), l'automatisation des services professionnels (PSA) et l'accès informatique à distance, est actif dans la région DACH. Avec une injection de 25 millions de dollars, annoncée par l'entreprise il y a deux semaines, Atera veut maintenant investir massivement dans la croissance. Dans le monde entier, 6000 entreprises utilisent déjà la plateforme. Cette vaste expérience dans la collaboration avec des fournisseurs de services gérés ainsi que des équipes informatiques internes constitue la base de l'analyse d'Atera sur le thème récurrent de l'externalisation informatique.

Types d'externalisation

L'externalisation permet aux entreprises de faire appel à différents services, du marketing à l'administration en passant par les ressources humaines. Les types d'externalisation les plus courants sont :

Fournisseurs de services gérés (MSP) : certaines entreprises ont des besoins informatiques spécifiques qui ne peuvent pas être satisfaits par les équipes au bureau. Les MSP utilisent des logiciels, tels que les logiciels de gestion de la surveillance à distance (RMM), pour aider les entreprises à gérer leur infrastructure informatique, à compléter les mesures de cybersécurité et à fournir une assistance technique.

Services financiers : Les entreprises peuvent externaliser les services financiers afin de réduire les coûts. La comptabilité demande du temps et des compétences, ce qui peut représenter un investissement important pour les petites entreprises. Des comptables professionnels peuvent aider les propriétaires d'entreprise à équilibrer leurs comptes afin d'améliorer l'efficacité.

Service à la clientèle : les entreprises peuvent externaliser les centres d'appels et les services de chat si c'est la principale manière dont elles communiquent avec les clients. Pour ce faire, elles devraient fournir des normes et des attentes à l'entreprise d'externalisation.

Marketing : les sociétés de marketing externes fournissent aux entreprises des outils de marketing professionnels qui peuvent les aider à se développer à long terme. Ces entreprises peuvent également aider à développer des stratégies de marketing personnalisées, des contenus écrits et des services de conception de sites web.

Tâches administratives : Ces dernières années, les assistants virtuels sont devenus une stratégie d'externalisation populaire. Ces assistants peuvent aider à la planification des rendez-vous, à la publication sur les médias sociaux, à la gestion du courrier entrant et même à la messagerie.

Ressources humaines (RH) : les tâches des ressources humaines comprennent le recrutement, l'intégration et la gestion des employés. Les entreprises font généralement appel à des agences de recrutement pour trouver des candidats qualifiés, mais elles peuvent également externaliser des tâches telles que la gestion de la paie, des avantages sociaux et de la formation.

Prestataire : un prestataire est un professionnel employé sur une base contractuelle non permanente, généralement pour effectuer une tâche ou une fonction limitée et spécifique. Cela peut aller de l'engagement de consultants à des fonctions spécifiques telles que l'assistance informatique, le travail temporaire, le travail à façon ou la réalisation de projets spéciaux. Les contractants peuvent être hautement spécialisés ou effectuer des tâches plus subalternes et répétitives, selon la situation.

Cette liste peut encore s'allonger. Avec l'augmentation des possibilités de travail à distance et pour les indépendants, les entreprises peuvent externaliser différents postes, projets et processus.

Les avantages de l'externalisation

Comprendre les avantages de l'externalisation peut aider les décideurs à déterminer si c'est la bonne solution pour leur entreprise ou non. Si l'un des avantages de l'externalisation est de libérer des ressources pour d'autres domaines, il existe une multitude de façons dont les entreprises peuvent tirer profit de cette stratégie commerciale.

Accès à un pool de professionnels plus large

Normalement, les entreprises recrutent des collaborateurs qui répondent à certains critères et exigences de poste. Cependant, tous les employés ne peuvent pas répondre aux besoins croissants d'une entreprise. En externalisant des tâches et des postes, les entreprises peuvent faire appel à des experts plutôt que d'investir dans des ressources de formation. L'externalisation offre une connaissance du secteur et une expérience que la plupart des propriétaires d'entreprise peuvent ne pas connaître.

De nombreuses entreprises comptent sur l'externalisation informatique parce que le secteur est nuancé et en constante évolution. Ces entreprises mettent également en œuvre des logiciels en tant que service (SaaS) dans de nombreux aspects de leur activité. En s'appuyant sur des entreprises SaaS externalisées, les responsables gagnent la certitude que des experts s'occuperont de leurs besoins informatiques. En outre, le travail à distance augmente le pool de spécialistes disponibles. Les experts informatiques externes peuvent aider les employés grâce à la RMM, qui centralise toutes les fonctions informatiques ou la gestion des actifs informatiques.

La capacité de se concentrer sur les aspects clés de l'entreprise

Les entreprises devraient se concentrer sur ce pour quoi elles sont douées ; cela permet de créer de l'efficacité et d'augmenter la productivité. S'il est de bonne pratique d'améliorer les domaines qui font défaut à l'entreprise, ces efforts pourraient détourner l'attention de ses aspects essentiels. Par exemple, les indépendants externalisent souvent leur comptabilité parce qu'ils n'ont pas les ressources pour s'en occuper eux-mêmes. De même, les entreprises pourraient manquer de ces mêmes ressources. Au lieu de recruter, d'engager et de former du personnel en interne, il peut être plus facile d'externaliser ces tâches. Les managers et les employés peuvent être sûrs que le travail sera effectué par des experts dans le domaine et peuvent consacrer plus de temps à des tâches plus stratégiques.

Réduction des coûts

L'externalisation de projets et de tâches est moins coûteuse que le recrutement et la formation de collaborateurs à temps plein. En moyenne, les nouveaux employés coûtent plusieurs milliers d'euros pour la formation, le temps d'adaptation, le recrutement et la productivité différée. Avec l'externalisation, en revanche, les managers ne paient que pour les services utilisés. Ils peuvent engager du personnel quand ils en ont besoin au lieu de payer pour un employé à temps plein. En outre, les entreprises peuvent également réduire leurs frais généraux en externalisant certains postes tels que l'administration. Au lieu d'embaucher un employé à temps plein, les managers peuvent engager des assistants virtuels et économiser ainsi sur les dépenses liées aux bureaux, au mobilier, à l'équipement informatique et aux outils logiciels.

Augmentation de l'efficacité et de la qualité

Les experts en externalisation gèrent les projets de manière professionnelle. L'évaluation et l'analyse des risques sont des facteurs essentiels pour chaque projet. Grâce à leur expertise, les prestataires de services d'externalisation peuvent améliorer l'efficacité en prévoyant et en atténuant les risques potentiels inconnus des gestionnaires. Ces risques comprennent les marchés, les réglementations gouvernementales, les conditions financières et les technologies. Un autre avantage de faire appel à des fournisseurs de services d'externalisation est leur capacité à lancer des projets immédiatement. Ces entreprises ont accès à des ressources que leur propre entreprise ne possède peut-être pas. Les projets internes pourraient prendre plus de temps en raison de la formation, du recrutement et du support.

Inconvénients de l'externalisation

Il existe également quelques inconvénients à l'externalisation. L'attention portée à ces inconvénients peut être déterminante pour savoir si l'externalisation est une bonne idée pour une entreprise.

Risques pour la sécurité

Il est important de garder à l'esprit que les fournisseurs de services d'externalisation peuvent avoir accès à des informations importantes. Certains aspects, tels que la paie, les ressources humaines et le recrutement, contiennent des données confidentielles qui peuvent être transmises à des tiers. En outre, avec l'augmentation de la mise en œuvre de SaaS, les entreprises sont exposées à un risque accru de menaces de cybersécurité. Pour réduire ces problèmes, les entreprises peuvent :

s'assurer que la société d'externalisation a de l'expérience dans le traitement des données sensibles ;

signer un accord de confidentialité avec l'entreprise avant de lancer le projet ;

rédiger une clause de non-concurrence pour s'assurer que l'entreprise ne développe pas de projet concurrent.

Il est compréhensible de se sentir mal à l'aise à l'idée de partager des informations confidentielles avec une source externe, mais les conseils ci-dessus permettent de créer une relation de travail plus sûre.

Augmentation des coûts

Certains coûts d'externalisation peuvent passer inaperçus, surtout lorsqu'une entreprise travaille pour la première fois avec une société. Ces coûts peuvent inclure la gestion et la coordination des entrepreneurs, l'usure du projet, l'onboarding, les coûts de processus et les coûts de gouvernance. Les entreprises devraient avoir des exigences claires avant le lancement de tout projet. Elles ne devraient pas hésiter à regarder de plus près les différents coûts fournis par les différents prestataires.

Impact sur la culture d'entreprise

L'externalisation peut avoir un impact sur le moral des employés et sur la culture d'entreprise. Alors que les managers voient l'externalisation comme une option rentable, les employés peuvent avoir le sentiment d'être remplacés. Ils peuvent également être confus quant à la raison pour laquelle certains services de l'entreprise doivent être externalisés. Si les entreprises sont transparentes vis-à-vis de leurs employés, ceux-ci comprendront les décisions commerciales prises par la direction. Cela peut également contribuer à améliorer l'ambiance positive sur le lieu de travail et la productivité.

Perte du contrôle de la qualité

Externaliser signifie abandonner une partie du contrôle des projets. Contrairement aux équipes internes, les managers ne peuvent pas suivre les tâches de près et peuvent ne recevoir des mises à jour qu'une fois par semaine. Il est important d'établir une bonne communication avec les prestataires de services d'externalisation afin de désamorcer ce problème :

tenir compte des normes de qualité

Déléguer des parties du projet plutôt que l'ensemble

Définir un calendrier pour le projet

Rechercher et évaluer le prestataire de services d'externalisation optimal.

Une bonne communication avec l'équipe d'externalisation permet aux entreprises de maintenir leurs normes et d'entretenir une relation de travail professionnelle.

Externalisation - oui ou non ?

L'externalisation peut être ou ne pas être un outil important pour les entreprises. Le sujet ne doit donc pas être pris à la légère. Lors de la décision d'externaliser, il faut tenir compte des questions suivantes :

Les collaborateurs ont-ils des difficultés avec certaines tâches ?

Le budget est-il de plus en plus serré ?

Les progrès stagnent-ils en raison de tâches routinières ?

Les collaborateurs manquent-ils d'idées neuves ?

Les managers sont-ils surchargés de travail ?

Les collaborateurs sont-ils confrontés à des tâches irrégulières ?